No atual ambiente empresarial, a prestação de contas assume um papel central na
gestão eficaz e transparente das organizações. Este processo, que envolve a
apresentação detalhada das atividades financeiras e operacionais, é fundamental
para assegurar a confiança de:
- Investidores
- Clientes
- Colaboradores
- E demais partes interessadas.
Mais: em Portugal, a importância da prestação de contas é reforçada por obrigações
legais e fiscais que visam garantir a integridade e a responsabilidade nas práticas
empresariais!
Neste artigo, vou abordar os benefícios associados a uma prática consistente de
prestação de contas, os componentes essenciais que a constituem e as melhores
práticas para a sua implementação.
Mas não só!
Vamos olhar para os desafios comuns enfrentados pelas empresas neste âmbito e
tentaremos fornecer insights valiosos que auxiliem gestores e profissionais de
contabilidade a compreender a importância da prestação de contas…
…e a adotarem estratégias eficazes para a sua execução, promovendo assim uma
cultura organizacional pautada pela transparência e responsabilidade.
Mas antes de mais: o que é a prestação de contas?
O que é a Prestação de Contas?
A prestação de contas é o processo pelo qual uma entidade, seja pública ou privada,
apresenta de forma transparente e detalhada as suas atividades financeiras e
operacionais realizadas durante um determinado período.
Este procedimento envolve a elaboração de relatórios que refletem a situação
económica e financeira da organização, permitindo que as partes interessadas, como
sócios, investidores, credores e órgãos reguladores, avaliem o desempenho e a saúde
financeira da entidade.
Definição e Abrangência do Termo
No contexto empresarial, a prestação de contas refere-se à obrigação dos gestores de
fornecer informações precisas sobre a gestão dos recursos da empresa.
Este dever está consagrado no artigo 65.º do Código das Sociedades Comerciais,
que estabelece que os membros da administração devem elaborar e submeter aos
órgãos competentes da sociedade:
- O relatório de gestão;
- As contas do exercício;
- E os demais documentos de prestação de contas previstos na lei, relativos a cada exercício anual.
Diferença entre Prestação de Contas no Setor Público e Privado
Embora a prestação de contas seja uma prática comum, tanto no setor público como
no privado, existem diferenças significativas entre os dois contextos:
- Setor Público: as entidades públicas têm a obrigação de prestar contas à sociedade
sobre a utilização dos recursos públicos. Este processo é regulamentado por leis
específicas que visam garantir a transparência e a responsabilidade na gestão dos
fundos públicos. Lá chegaremos!
- Setor Privado: aqui, a prestação de contas é direcionada principalmente aos sócios,
acionistas e investidores. Embora também seja regida por normas legais, como o
Código das Sociedades Comerciais, a ênfase recai sobre a transparência na gestão
dos recursos da empresa e na demonstração de resultados financeiros que possam
influenciar decisões de investimento e estratégias empresariais.
Exemplos Práticos de Situações que Requerem Prestação de Contas
A prestação de contas é necessária em diversas situações no contexto empresarial,
tais como:
- Assembleias Gerais Anuais: as empresas são obrigadas a apresentar aos seus
acionistas ou sócios um relatório detalhado das atividades e resultados do exercício
anterior, incluindo balanços, demonstrações de resultados e relatórios de gestão. - Solicitação de Financiamento: ao requerer empréstimos ou linhas de crédito, as
instituições financeiras exigem a apresentação de demonstrações financeiras
atualizadas que reflitam a capacidade de pagamento e a saúde financeira da
empresa. - Processos de Auditoria: Tanto auditorias internas como externas requerem a
apresentação de relatórios financeiros detalhados para verificar a conformidade com
as normas contabilísticas e legais vigentes.
Compreender o conceito de prestação de contas e as suas implicações é essencial
para a gestão eficaz de qualquer organização, assegurando a transparência e a
responsabilidade na administração dos recursos. Mas…
Quando nenhuma das três situações acima listadas ocorre: qual é a real importância
desta prática para as empresas?
A (real) Importância da Prestação de Contas nas Empresas
Vimos que a prestação de contas é um pilar fundamental na gestão empresarial,
assegurando transparência, responsabilidade e confiança entre a empresa e a
partes interessadas.
Mas num sentido mais prático, a sua relevância manifesta-se noutros aspetos cruciais
para o sucesso e sustentabilidade de uma organização:
1 – Transparência Financeira
A transparência financeira implica a divulgação clara e precisa das informações
económicas da empresa. Uma prestação de contas rigorosa permite que acionistas,
investidores, credores e outros stakeholders compreendam a real situação financeira
da organização.
Esta clareza é essencial para a tomada de decisões informadas e para a manutenção
da confiança no mercado. Empresas que adotam práticas transparentes tendem a
atrair mais investimentos e a fortalecer a sua reputação.
2 – Responsabilidade e Accountability
A prestação de contas reforça a responsabilidade dos gestores na administração dos
recursos empresariais.
Ao reportarem regularmente as atividades financeiras, os gestores demonstram
compromisso com a integridade e a ética nos negócios. Este processo de
accountability é vital para prevenir fraudes, desvios e má gestão, promovendo uma
cultura organizacional baseada na confiança e na responsabilidade.
3 – Tomada de Decisões Informadas
Decisões estratégicas eficazes dependem de informações financeiras precisas e
atualizadas. Através da prestação de contas, a empresa dispõe de dados concretos
sobre:
- Desempenho;
- Fluxos de caixa;
- Rentabilidade;
- E outros indicadores financeiros.
Ora, estas informações são fundamentais para identificar:
- Oportunidades de crescimento;
- Áreas que necessitam de melhoria
- Definição de estratégias futuras.
4 – Cumprimento de Obrigações Legais e Fiscais
Em Portugal, as empresas estão sujeitas a diversas obrigações legais e fiscais que
exigem a apresentação de relatórios financeiros periódicos. Algumas das principais
incluem:
Informação Empresarial Simplificada (IES)
A IES é uma declaração anual que reúne informações fiscais, contabilísticas e
estatísticas da empresa. Deve ser submetida até 15 de julho de cada ano e inclui dados
como:
- Balanço;
- Demonstração de resultados;
- Anexos fiscais.
Declaração Modelo 22
Esta declaração anual refere-se ao Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Coletivas
(IRC) e deve ser entregue até ao último dia do quinto mês após o término do exercício
fiscal. Inclui informações sobre os rendimentos e despesas da empresa, determinando
o lucro tributável e o imposto a pagar.
Relatório Único
O Relatório Único é uma obrigação anual que compila informações sobre a atividade
laboral da empresa, incluindo dados sobre os:
- Empregados;
- Formação profissional;
- E condições de trabalho.
Deve ser submetido até ao final do mês de abril de cada ano.
Declarações Periódicas de IVA
As empresas sujeitas ao Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA) devem apresentar
declarações periódicas, que podem ser mensais ou trimestrais, dependendo do volume
de negócios. Estas declarações incluem o valor do IVA liquidado e dedutível,
determinando o imposto a pagar ou a recuperar.
Declarações de Retenções na Fonte
As empresas que efetuam retenções na fonte de IRS ou IRC, como nos salários dos
trabalhadores ou pagamentos a prestadores de serviços, devem declarar e entregar
mensalmente os montantes retidos à Autoridade Tributária.
5 – Acesso a Financiamentos e Investimentos
Instituições financeiras e investidores avaliam a saúde financeira de uma empresa
antes de concederem crédito ou investirem capital.
Uma prestação de contas bem elaborada e transparente facilita este processo,
evidenciando a solidez e a credibilidade da organização. Consequentemente:
- Aumenta-se a probabilidade de obter financiamentos em condições favoráveis;
- E de atrair investidores interessados no crescimento da empresa.
Mas vamos imaginar que, ao ler este artigo, decide que a prestação de contas passa a
ser uma prioridade na sua empresa. Qual seria o próximo passo? Como proceder? É
isso que vamos descobrir, já no próximo capítulo.
Componentes Essenciais de uma Prestação de Contas Eficaz
Uma prestação de contas eficaz é composta por diversos elementos que, em conjunto,
fornecem uma visão abrangente e transparente da situação financeira e operacional de
uma empresa.
Conheça os principais componentes:
1 – Demonstrações Financeiras
As demonstrações financeiras são relatórios que refletem a posição financeira da
empresa num determinado período. Incluem:
- Balanço Patrimonial: Apresenta os ativos, passivos e o património líquido da
empresa, oferecendo uma visão da sua saúde financeira. - Demonstração de Resultados: Evidencia as receitas, despesas e o resultado líquido,
permitindo avaliar a rentabilidade da empresa. - Demonstração dos Fluxos de Caixa: Detalha as entradas e saídas de caixa,
essenciais para compreender a liquidez e a capacidade de financiamento das
operações. - Demonstração das Alterações no Capital Próprio: Regista as variações no capital
próprio ao longo do período, refletindo investimentos, distribuições e resultados
acumulados.
2 – Relatório de Gestão
Já o relatório de gestão fornece uma análise qualitativa das atividades da empresa,
complementando os insights fornecidos pelas demonstrações financeiras. Na prática:
- Análise do Desempenho Operacional: Descrição das principais atividades, projetos
e resultados alcançados. - Perspetivas Futuras: Planeamento estratégico e expectativas para períodos
subsequentes. - Riscos e Incertezas: Identificação de potenciais riscos que possam afetar a empresa
e as medidas adotadas para os mitigar.
3 – Notas Explicativas
Por fim, a notas explicativas complementam os dois relatórios anteriores, fornecendo
detalhes adicionais que auxiliam na compreensão dos números apresentados.
Falamos de:
- Políticas Contabilísticas: Métodos e critérios utilizados na preparação das
demonstrações financeiras. - Detalhes sobre Contas Específicas: Informações adicionais sobre ativos, passivos,
receitas e despesas. - Eventos Relevantes: Fatos ocorridos após a data do balanço que possam influenciar
a interpretação das demonstrações financeiras.
4 – Certificação Legal das Contas
Para empresas sujeitas a auditoria, é necessária a certificação legal das contas por um
Revisor Oficial de Contas (ROC). Este processo assegura que as demonstrações
financeiras estão em conformidade com as normas contabilísticas e legais aplicáveis.
5 – Parecer do Órgão de Fiscalização
Nas empresas que dispõem de um órgão de fiscalização, como o Conselho Fiscal, é
emitido um parecer sobre as demonstrações financeiras e o relatório de gestão,
reforçando a credibilidade da prestação de contas.
Mas…
Tudo isto é o conteúdo de uma prestação de contas eficaz, certo? Antes de nos
despedirmos, dê-me apenas dois minutos lhe falar da forma – que, se não for a
correta, pode deitar por terra todo o trabalho que teve até aqui.
Melhores Práticas na Prestação de Contas
Não são apenas os dados em si: a adoção de práticas eficazes na prestação de contas
é fundamental para assegurar a transparência, a conformidade legal e a confiança dos stakeholders.
Destaco algumas das melhores práticas que deve considerar:
Periodicidade e Pontualidade
É essencial que as empresas realizem a prestação de contas de forma regular e dentro
dos prazos estabelecidos. Como vimos anteriormente e por exemplo, a Informação
Empresarial Simplificada (IES) deve ser submetida até 15 de julho de cada ano.
Cumprir estas datas demonstra compromisso com a conformidade legal e evita
penalizações!
Precisão e Confiabilidade dos Dados
As informações apresentadas devem ser precisas e refletir a realidade financeira da
empresa. A utilização de sistemas de contabilidade atualizados e a realização de
auditorias internas periódicas contribuem para a integridade dos dados.
Utilização de Tecnologias e Ferramentas
A implementação de softwares de contabilidade modernos facilita a gestão financeira e
a elaboração de relatórios. Estas ferramentas permitem:
- Automatizar processos;
- Reduzir erros;
- Disponibilizar informações em tempo real, auxiliando na tomada de decisões
informadas.
Mas a verdade é que, mesmo perante uma explicação clara sobre tudo o que há para
fazer no âmbito de uma prestação de contas eficaz, vai deparar-se com desafios e
dificuldades. No próximo capítulo vamos descobrir os mais típicos e aprender como
superá-los.
Desafios Comuns na Prestação de Contas e Como Superá-los
Sim: a prestação de contas é um processo fundamental para a transparência e
responsabilidade empresarial. No entanto, as empresas em Portugal enfrentam
diversos desafios na sua implementação eficaz.
Acompanhe-me, enquanto identidico os principais e apresento estratégias para os
superar:
Complexidade das Normas Contabilísticas
As normas contabilísticas, como o Sistema de Normalização Contabilística (SNC), são
frequentemente complexas e sujeitas a atualizações. Essa complexidade pode
dificultar a correta elaboração das demonstrações financeiras.
Como superar este problema?
- Formação Contínua: Investir na formação da equipa financeira através de cursos e workshops sobre as normas contabilísticas vigentes.
- Consultoria Especializada: Recorrer a consultores ou empresas de contabilidade com experiência no SNC para assegurar a conformidade e precisão dos relatórios financeiros. Lembre-se que a BTOCNET está aqui para ajudá-lo!
Confiabilidade dos Dados
A precisão dos dados financeiros é crucial para uma prestação de contas fidedigna.
Erros na recolha ou registo de informações podem comprometer a integridade dos
relatórios.
Como superar este problema?
- Implementação de Sistemas de Informação Integrados: Adotar softwares de gestão
que centralizem e automatizem a recolha e processamento de dados financeiros,
minimizando erros humanos. - Procedimentos de Verificação Interna: Estabelecer rotinas de auditoria interna para
validar a precisão e integridade dos dados registados.
Análise e Interpretação dos Dados
A capacidade de analisar e interpretar corretamente os dados financeiros é essencial
para a tomada de decisões informadas. No entanto, a complexidade dos relatórios
pode dificultar esta análise.
Como superar este problema?
- Utilização de Ferramentas Analíticas: Implementar ferramentas de business
intelligence que facilitem a visualização e interpretação dos dados financeiros. O
Microsoft Power BI é um bom ponto de partida, caso trabalhe com Microsoft.
Confidencialidade das Informações
A proteção de informações financeiras sensíveis é um desafio, especialmente com o
aumento das ameaças cibernéticas.
Como superar este problema?
- Políticas de Segurança da Informação: Desenvolver e implementar políticas
rigorosas de segurança que definam procedimentos para o manuseamento e
proteção de dados financeiros. Por exemplo: a BTOCNET é uma empresa certificada
pela ISO/IEC 27001, uma certificação em Segurança da Informação. - Formação em Cibersegurança: forme os seus colaboradores sobre as melhores
práticas de segurança digital e sensibilize-os para a importância da proteção de
dados. Ao dia de hoje, maior parte das violações de dados nascem de erros dos
colaborares das empresas!
Conclusão
A prestação de contas é mais do que uma obrigação; é um compromisso com a
transparência, a ética e a eficiência, que impulsiona a confiança junto dos seus
investidores, clientes e colaboradores.
Ao implementar práticas rigorosas e eficazes, a sua empresa estará mais preparada
para crescer de forma sustentável e a tomar decisões estratégicas com segurança.
Se nada mais levar deste artigo, lembre-se deste princípio.
Na BTOCNET, estamos prontos para apoiar a sua empresa a alcançar a excelência em
contabilidade e fiscalidade. Contacte-nos para descobrir como podemos fortalecer a
sua gestão financeira e potenciar o sucesso do seu negócio – em Portugal e além
fronteiras.
