Tem a equipa em casa e decidiu pagar ajudas de custo para “compensar” os colaboradores e, já agora, poupar uns euros em impostos? Atenção: é precisamente aqui que muitas empresas tropeçam. As ajudas de custo e o trabalho remoto são dois temas que se cruzam todos os meses no processamento de salários, mas que obedecem a regras fiscais diferentes — e confundi-las pode custar-lhe uma correção da Autoridade Tributária, tributação autónoma e a perda de dedutibilidade do custo.
Neste artigo, vamos esclarecer, ponto por ponto, o que pode e o que não pode fazer fiscalmente quando junta ajudas de custo e trabalho remoto: o que é cada figura, que limites estão isentos em 2026, onde está a fronteira que a AT vigia e como documentar tudo para decidir com segurança. Preparado? Vamos a isso!
O que está em jogo nesta decisão?
Antes de mexer no recibo de vencimento, perceba o que ganha — e o que arrisca — ao tratar destes pagamentos. A diferença entre fazer bem e fazer mal pode ser o conforto de um fecho de ano tranquilo ou o sobressalto de uma carta da AT:
- A poupança fiscal é real, mas só dentro dos limites legais. Acima disso, o excedente é salário e paga IRS e Segurança Social;
- Pagar ajudas de custo sem deslocação efetiva é um convite a uma correção fiscal. A AT pode requalificar o valor como remuneração;
- Sem o mapa de controlo das deslocações, a despesa pode deixar de ser dedutível em sede de IRC e ainda sofrer tributação autónoma;
- O trabalho remoto tem um mecanismo próprio de compensação que nada tem que ver com ajudas de custo. Trocar um pelo outro é um erro comum;
- Decidir bem aumenta o seu controlo sobre a folha salarial e protege a tesouraria de surpresas no fecho do ano.
O que são ajudas de custo (e quando se aplicam)
Ajudas de custo são valores que a empresa paga ao colaborador para compensar despesas com deslocações ao serviço — transporte, alimentação e alojamento — quando este se desloca para fora do seu local de trabalho habitual. São, por natureza, esporádicas e variáveis. Não fazem parte do ordenado base e, por isso, dentro de certos limites, não são tributadas. É esta a sua razão de ser: reembolsar um gasto, não premiar desempenho nem complementar o salário todos os meses.
Como funciona
Não existe legislação de ajudas de custo específica para o setor privado. O que se aplica são os valores da Função Pública, usados como teto de isenção. Ou seja: até ao limite tabelado, o colaborador recebe sem IRS nem Segurança Social; acima dele, o excedente é tratado como remuneração.
Limites isentos em 2026
- Deslocação em viatura própria: 0,40 € por quilómetro;
- Deslocação nacional (por dia): 65,89 € para trabalhadores em geral e 72,74 € para gerentes e administradores;
- Deslocação ao estrangeiro (por dia): 156,36 € para trabalhadores em geral e 175,42 € para gerentes e administradores.
Estes são os montantes de referência em vigor em 2026. Pode consultar o enquadramento e as obrigações no portal da Autoridade Tributária.
Limitações
Aqui mora o risco. Para a despesa ser aceite, a empresa tem de possuir, por cada pagamento, um boletim de itinerário (mapa de controlo) com o local, o tempo de permanência, o objetivo da deslocação e, no caso da viatura própria, a identificação do veículo e os quilómetros percorridos. Sem esse mapa, as ajudas de custo não faturadas a clientes deixam de ser dedutíveis em IRC e ficam sujeitas a tributação autónoma de 5%. Por outras palavras: o que parecia poupança transforma-se em custo.
Trabalho remoto: a compensação que (quase) ninguém aplica bem
E aqui está o ponto que gera mais confusão. Quando um colaborador trabalha a partir de casa, não está em deslocação ao serviço — está em teletrabalho. Logo, não há lugar a ajudas de custo. O que a lei prevê é diferente: uma compensação pelas despesas adicionais que o trabalhador suporta por trabalhar em casa, como eletricidade, internet e equipamento. É o Código do Trabalho que obriga o empregador a comparticipar estas despesas adicionais, mediante acordo escrito.
Quais os valores isentos? A Portaria n.º 292-A/2023 fixou montantes diários máximos isentos de IRS e de Segurança Social: 0,10 € de eletricidade, 0,40 € de internet e 0,50 € de utilização de computador ou equipamento equivalente — um total de 1,00 € por dia completo de teletrabalho, podendo este limite ser aumentado em 50% se previsto em instrumento de regulamentação coletiva. O diploma pode ser consultado no Diário da República.
Atenção a um detalhe que muitos esquecem: a isenção aplica-se a dias completos de teletrabalho efetivamente prestado e tem de resultar de acordo escrito entre as partes. E há boas notícias do lado da empresa — o Orçamento do Estado para 2026 mantém a possibilidade de deduzir estas compensações em IRC com majoração de 110% do valor suportado. Ou seja: pagar bem o teletrabalho não é só cumprir a lei, é também eficiente do ponto de vista fiscal.
Ajudas de custo e trabalho remoto: critérios a comparar
Para não voltar a trocar uma figura pela outra, vamos por partes e fixemos os critérios que as distinguem:
1 — Facto que dá origem ao pagamento
As ajudas de custo nascem de uma deslocação ao serviço, fora do local habitual. A compensação de teletrabalho nasce de trabalhar em casa. Não há sobreposição: ou há deslocação, ou há trabalho remoto.
2 — Base legal
As ajudas de custo seguem os valores da Função Pública como teto. A compensação de teletrabalho assenta no Código do Trabalho e nos limites da Portaria n.º 292-A/2023.
3 — Documentação exigida
As ajudas de custo exigem boletim de itinerário por pagamento. A compensação de teletrabalho exige acordo escrito e o registo dos dias completos prestados a partir de casa.
4 — Tratamento na empresa
Sem mapa de controlo, as ajudas de custo perdem dedutibilidade e sofrem tributação autónoma de 5%. A compensação de teletrabalho, dentro do limite, é dedutível em IRC com majoração de 110%.
Vamos a um exemplo prático: o erro que sai caro
Imagine uma empresa com cinco colaboradores em trabalho remoto. Para “arredondar” o líquido, decide pagar a cada um 150 € por mês a título de ajudas de custo, sem qualquer deslocação associada. São 750 € por mês, 9.000 € por ano.
O que acontece numa inspeção? Como não há deslocação nem boletim de itinerário, a AT requalifica o valor como remuneração. Resultado: IRS e Segurança Social em falta sobre os 9.000 €, juros, eventual coima e a despesa a ser questionada em IRC. O que parecia uma poupança vira uma fatura inesperada.
O caminho correto seria outro: formalizar o acordo de teletrabalho e pagar a compensação de despesas dentro do limite isento. E, para reforçar o pacote sem entrar em risco, há instrumentos verdadeiramente eficientes e perfeitamente legais — o subsídio de refeição em cartão, os seguros de saúde com benefício fiscal ou um plano de remuneração flexível. Menos risco, mais controlo, e tudo dedutível.
Erros comuns ao juntar ajudas de custo e trabalho remoto
- Pagar ajudas de custo a quem trabalha em casa, sem qualquer deslocação ao serviço;
- Usar ajudas de custo como complemento fixo do salário, mês após mês, com o mesmo valor redondo. A regularidade denuncia a natureza salarial;
- Não preencher o boletim de itinerário nem guardar os comprovativos das deslocações reais;
- Ignorar a compensação de teletrabalho prevista na lei e o acordo escrito que a sustenta;
- Ultrapassar os limites isentos e não tributar o excedente, deixando a empresa exposta a correções.
Quando faz sentido cada caminho e próximos passos
Como saber qual a figura certa para cada situação? Olhe para estes sinais:
- Há uma deslocação real a um cliente, fornecedor ou obra, fora do local habitual? Então sim, ajudas de custo — com boletim de itinerário;
- O colaborador trabalha a partir de casa em dias completos? Então é compensação de teletrabalho, com acordo escrito;
- Quer melhorar o líquido da equipa de forma estável? Pense em remuneração flexível e benefícios isentos, não em ajudas de custo “de fachada”;
- Tem dúvidas sobre o que documentar? Vale sempre a pena rever os procedimentos com o seu contabilista certificado antes do fecho do mês.
Conclusion
Em suma: ajudas de custo e trabalho remoto não se misturam. As ajudas de custo compensam deslocações reais ao serviço, dentro de limites e com documentação; o trabalho remoto tem a sua própria compensação de despesas, com acordo escrito e um teto isento bem definido. Tratar uma figura como se fosse a outra não poupa impostos — expõe a empresa a correções, tributação autónoma e perda de dedutibilidade. A boa notícia é que, feito como deve ser, há margem para otimizar com segurança e manter o controlo da sua folha salarial.
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