A gestão de inventários é um elemento crucial na contabilidade de qualquer empresa que lide com bens físicos. Se não conhece o termo: os inventários representam os produtos ou materiais que uma empresa possui para venda ou utilização na produção.
Manter um controlo rigoroso e atualizado desses bens é essencial para assegurar a precisão dos resultados financeiros e a saúde económica da organização.
Mas como fazer isso?
E como tirar o melhorar partido dos nossos inventários, na contabilidade?
Aproveite este artigo para descobrir as últimas alterações legislativas sobre o tema e descobrir como realizar um inventário eficiente, que tire partido das oportunidades fiscais que incidem sobre esta área de interesse.
O que é um Inventário?
Vamos começar pelo princípio. Um inventário consiste numa lista detalhada de todos os bens que uma empresa detém, incluindo:
- Mercadorias para venda;
- Matérias-primas para produção;
- Produtos acabados prontos para distribuição.
Por exemplo, numa livraria, o inventário incluiria todos os livros disponíveis nas prateleiras e no armazém, categorizados por título, autor, quantidade e preço. Manter esta lista atualizada ajuda a empresa a saber o que tem em stock e a planear futuras compras ou vendas.
Mas de que forma o seu inventário impacta a contabilidade da sua empresa?
Qual a Importância dos Inventários na Contabilidade?
A precisão no registo dos inventários é crucial para a contabilidade: pois influencia diretamente o cálculo do custo das mercadorias vendidas (CMV) e, consequentemente, o apuramento dos resultados financeiros da empresa.
Um inventário bem gerido permite determinar o lucro bruto – uma vez que, subtraindo o CMV das vendas totais, obtém-se o lucro bruto.
Atenção: o valor do inventário estiver incorreto, este cálculo será impreciso, afetando a análise da rentabilidade!
Além disso, conhecer os níveis de stock ajuda na reposição de produtos, evitando ruturas ou excessos que podem levar a perdas financeiras.
E claro…
Um controlo eficaz dos inventários também é fundamental para o cumprimento de obrigações fiscais.
Em Portugal, as empresas são obrigadas a comunicar os seus inventários à Autoridade Tributária (AT), conforme a legislação em vigor. Lembre-se que o não cumprimento pode resultar em penalizações!
Mas para quem tem estado a par da legislação sobre inventários e quer apenas descobrir as alterações mais recentes: o que mudou desde o último Orçamento do Estado?
É isso que vamos descobrir já a seguir.
Alterações Legislativas Recentes sobre Inventários
Especialmente após o último Orçamento do Estado, a legislação portuguesa evoluiu para reforçar o controlo sobre os inventários das empresas. Entre outras menos relevantes, destaco as seguintes alterações:
Dispensa de Valorização dos Inventários
- Para os períodos de tributação com início em ou após 1 de janeiro de 2024, todos os sujeitos passivos estão dispensados da obrigação de comunicar inventários valorizados;
- Relativamente aos períodos de tributação com início em ou após 1 de janeiro de 2025, a dispensa aplica-se aos sujeitos passivos que não estejam obrigados a inventário permanente.
Prazos para Comunicação dos Inventários:
- As empresas devem comunicar o seu inventário à Autoridade Tributária (AT) até 31 de janeiro de 2025.
- Para empresas com um período de tributação diferente do ano civil, a comunicação deve ser feita até ao final do mês seguinte ao término desse período.
Dispensa para Regime Simplificado:
- Empresas que operam sob o regime simplificado de tributação em IRS ou IRC continuam dispensadas de comunicar e valorizar os seus inventários.
Mas se este capítulo era dedicado a quem já estava a par da legislação e queria apenas saber o que mudou, muitos serão os que não dominam as práticas recomendadas para uma gestão de inventário eficiente.
- O que fazer e quando?
- Como organizar o armazenamento e os registos?
No próximo capítulo, vou partilhar consigo as 7 recomendações que os contabilistas da rede BTOCNET mais repetiram, quandos lhe pedi uma opinião sobre o assunto.
Como Realizar um Inventário Eficiente?
A realização de um inventário eficiente é fundamental para a gestão eficaz dos recursos de uma empresa. Um inventário bem executado permite:
- Um controlo preciso dos stocks;
- Facilita a tomada de decisões estratégicas;
- E assegura a conformidade com as obrigações fiscais.
Siga estas 7 sugestões para atingir esse objetivo:
1. Planeamento Detalhado
Antes de iniciar o inventário, é crucial estabelecer claramente os objetivos pretendidos. Tipicamente, encontramos coisas como:
- Identificação de discrepâncias;
- Avaliação de desempenho de vendas;
- Preparação para auditorias fiscais.
Lembre-se de definir um cronograma realista que inclua todas as etapas do processo de inventário, desde a preparação até a análise dos dados recolhidos. Este planeamento temporal ajuda a minimizar interrupções nas operações diárias da empresa.
2. Organização do Espaço de Armazenamento
Organize os produtos por categorias, como:
- Tipo,
- Tamanho,
- Ou data de validade.
Esta organização facilita a contagem e reduz a possibilidade de erros.
Mais: certifique-se de que todos os itens estão claramente identificados com etiquetas ou códigos de barras, permitindo uma contagem mais rápida e precisa.
3. Formação da Equipa
Entre os seus colaboradores, escolha uma equipa responsável e bem treinada para conduzir o inventário, garantindo que compreendam a importância do processo e as técnicas adequadas de contagem.
Quando atribuir funções a cada um deles, defina claramente as responsabilidades de cada membro da equipa, como:
- Contagem;
- Registo de dados;
- Ou supervisão;
Para assegurar um fluxo de trabalho eficiente!
4. Utilização de Tecnologia Adequada
Implemente software especializado que permita o registo automático de entradas e saídas de stock, facilitando a atualização em tempo real e a geração de relatórios precisos.
Quer ir ainda mais além?
Utilize leitores de códigos de barras ou dispositivos RFID para acelerar o processo de contagem e reduzir erros humanos!
5. Procedimentos de Contagem
Claro que, na maior parte das vezes, os processos manuais não se extinguem por completo!
Implemente um sistema de dupla contagem, onde dois colaboradores independentes realizam a contagem do mesmo conjunto de itens, comparando posteriormente os resultados para identificar discrepâncias.
Aqui poderá descarregar uma planilha de stock, para organizar o seu!
6. Análise e Reconciliação de Dados
Finalmente e após a contagem, compare os dados obtidos com os registos contabilísticos existentes para identificar e investigar quaisquer discrepâncias.
Proceda aos ajustes necessários nos registos de stock para refletir com precisão a realidade física, documentando e justificando todas as correções efetuadas.
7. Documentação e Relatórios
Por fim, lembre-se de deixar relatórios que resumam os resultados do inventário, destacando:
- Discrepâncias encontradas;
- Ações corretivas tomadas;
- E recomendações para melhorias futuras.
Mantenha um arquivo de registos organizado de todos os documentos relacionados ao inventário, incluindo contagens físicas, ajustes e comunicações internas, para referência futura e conformidade legal.
Antes de nos despedirmos:
Vamos rever os erros mais comuns, cometidos na gestão de inventários?
Erros Comuns na Gestão de Inventários e Como Evitá-los
A gestão de inventários é suscetível a diversos erros que podem comprometer a eficiência e a rentabilidade do negócio. Identificar e evitar esses erros é essencial para manter a integridade dos processos de inventário.
Estes são os erros mais comuns, cometidos pelos nossos clientes:
1. Falta de Atualização Regular do Inventário
A ausência de atualizações frequentes pode levar a discrepâncias significativas entre o stock real e os registos contabilísticos, resultando em decisões de compra inadequadas e possíveis ruturas de stock.
A minha recomendação? Estabeleça um cronograma de contagens cíclicas ou rotativas, garantindo que o inventário seja atualizado regularmente e reflita com precisão a realidade do stock.
2. Negligência de Produtos Obsoletos ou Danificados
Manter itens obsoletos ou danificados no inventário inflaciona o valor do stock e ocupa espaço que poderia ser utilizado para produtos de maior rotatividade.
Implemente políticas de revisão periódica para identificar e remover produtos obsoletos ou danificados, considerando opções com:
- Promoções para escoar stock antigo;
- Ou reciclagem adequada.
Falei sobre o tema neste vídeo que está na nossa página de Instagram!
3. Falta de Padronização nos Registos
A ausência de padronização na nomenclatura e codificação dos produtos pode causar:
- Confusão;
- Duplicidade de registos;
- Dificuldades na gestão do stock.
Sugestão: desenvolva um sistema de codificação padronizado e assegure-se de que todos os colaboradores o utilizem consistentemente nos registos de inventário.
4. Dependência Excessiva de Processos Manuais
Processos manuais são propensos a erros humanos, como omissões ou registos incorretos, comprometendo a precisão do inventário. Como contornar este problema?
Adote tecnologias de automação, como:
- Sistemas de gestão de inventário;
- E dispositivos de leitura ótica;
Para reduzir a dependência de processos manuais e aumentar a precisão dos dados!
5. Inadequada Integração entre Departamentos
A falta de comunicação e integração entre departamentos, como:
- Vendas;
- Compras;
- E armazém;
Pode levar a decisões descoordenadas que afetam negativamente o controlo de stock.
Já imaginou se os vários departamentos da Amazon não comunicassem, ao segundo, entre si?
Estabeleça canais de comunicação eficazes e promova a colaboração entre departamentos, garantindo que as informações sobre o inventário sejam compartilhadas e atualizadas em tempo real.
6. Não Considerar a Sazonalidade na Gestão de Stock
Sabia que ignorar as variações sazonais na procura pode resultar em excesso ou falta de stock, afetando as vendas e a satisfação do cliente?
Periodicamente, analise dados históricos de vendas para identificar padrões sazonais e ajuste os níveis de stock de acordo com as previsões de procura, garantindo a disponibilidade dos produtos nos períodos certos.
7. Subestimar a Importância da Tecnologia na Gestão de Inventário
Por fim mas não menos importante: não utilizar ferramentas tecnológicas adequadas pode levar a uma gestão ineficiente, com maior propensão a erros e menor capacidade de resposta às necessidades do mercado.
Invista em sistemas de gestão de inventário modernos que ofereçam funcionalidades como:
- Rastreamento em tempo real;
- Integração com outras plataformas empresariais;
- E geração de relatórios analíticos para apoiar a tomada de decisões.
Ao reconhecer e atacar estes erros na gestão de inventários, as empresas podem otimizar os seus processos, reduzir custos e melhorar a satisfação dos clientes, assegurando uma operação mais eficiente e competitiva no mercado.
Lembre-se deles, caso tenha um inventário para gerir!
Conclusão
Investir num sistema de gestão de stock assegura a sustentabilidade financeira de uma empresa e permite, de uma forma eficaz, cumprir as suas obrigações fiscais – evitando assim a possibilidade de contingências futuras com a Autoridade Tributária.
A BTOCNET está disponível para ajudar a sua empresa na gestão eficiente dos inventários e no cumprimento das novas normas, assegurando que o seu negócio permanece em conformidade e prospera no mercado atual.
Entre contacto agora, caso possamos ajudar!
